Gmail: come effettuare delle ricerche ben precise

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Mi rendo conto di utilizzare quotidianamente Gmail sfruttando la sua interfaccia web (nessun commento sulla nuova icona, ti prego) per una mia comodità (utilizzo più laptop e preferisco accedere alla mia posta direttamente dal browser, senza configurare diversi client di posta elettronica), metto costantemente all’opera filtri che mi consentono di accelerare – di molto – i tempi nella ricerca dell’email che mi serve in quello specifico momento ma non ho mai riepilogato quali sono e come si usano. Tempo fa ricordo di aver aiutato Andrea a cercare alcune email di un preciso periodo di tempo e credo di poter aiutare chi capita da queste parti magari per sbaglio per sapere come filtrare tutte le email con allegati di tipo PDF o chissà cos’altro.

Gmail è tutta “filter ready”

Io utilizzo l’interfaccia di Gmail in inglese ma posso dirti che molti di questi filtri sono localizzati in italiano e quindi c’è un’alta probabilità che inserendoli nella nostra lingua madre ti rispondano alla stessa maniera (alcuni li ho provati e ti confermo che è così). Io per coerenza te li riporterò in inglese (tutti testati e funzionanti), partendo dall’ottimo lavoro che ho trovato facendo una rapida ricerca e approdando sull’articolo di Amit Agarwal e che puoi raggiungere tu stesso all’indirizzo labnol.org/internet/gmail-search-tips/29206:

I filtri si attivano tutti partendo dal campo di ricerca che trovi nella parte centrale (più o meno, più decentrata verso sinistra nell’attuale versione di Gmail) alta della scheda del browser. Se universalmente parlando sarà sempre possibile ricercare un’email inserendo uno o più termini all’interno di quel campo e dando conferma con invio, è anche vero che puoi lanciare una ricerca avanzata che rispetti determinate caratteristiche che ti aiuteranno a selezionare più accuratamente il tuo bacino di posta elettronica “di destinazione“.

Se vuoi velocizzarti posso dirti che filtri come

is:unread

(per ottenere immediatamente le email non lette a prescindere dalla loro posizione in cartelle / label o macro aree) o

label:bollette

(nel caso tu abbia creato una label / cartella chiamata “bollette” all’interno della quale finiscono le comunicazioni che ricevi dai tuoi fornitori di energia o simili) sono utilizzati praticamente all’ordine del giorno, senza considerare che puoi – in qualsiasi momento – concatenarne anche più d’uno per ottenere un risultato ancora più filtrato.

Ed è così che – alla stessa maniera – potrai concatenare altri filtri come possono essere quelli relativi all’allegato (ammesso sia presente, quindi

has:attachment

) in email ricevute esclusivamente da un mittente ben preciso (quindi

from:mario.rossi@contoso.com

) in un arco temporale che prende in esame esclusivamente quelle più recenti, diciamo da due giorni a questa parte (quindi

newer_than:2d

). Se il fatto di avere un allegato e il mittente ben preciso ti sembrano tutto sommato facili da affrontare, posso comprendere che la questione legata ai tempi sia un pelo meno immediata, lascia che ti spieghi cosa “vale sempre“:

• la lettera
  d
  indica i giorni, inserire nel filtro
  2d
  equivale a chiedere al filtro di analizzare solo gli ultimi 2 giorni partendo da quello attuale.
• la lettera
  m
  indica i mesi, se al posto di
  2d
  indichi
  2m
  stai chiedendo al filtro di analizzare le email degli ultimi 2 mesi rispetto alla data attuale.
• la lettera
  y
  indica gli anni, indovina un po’ come va a finire se al posto di
  2d
  o
  2m
  inserisci
  2y
  :-)

Inutile dire che il 2 può essere ritoccato in un po’ quello che ti pare. Cambia invece un pelo di più la questione legata alla costruzione degli intervalli più completi e complessi. Questo perché Gmail permette di imbastire una ricerca ancora più precisa che prende in esame un’inequivocabile data di inizio e un’altrettanto esplicita data di chiusura dell’intervallo desiderato. Per questo specifico filtro avevo letto tempo fa (ed è ancora disponibile) un articolo che spiega bene come piegare Gmail alla tua necessità, lo trovi all’indirizzo it.fitnyc.edu/kb/how-to-filter-mail-older-than-a-certain-date-in-gmail e si spiega così:

• after:
  /
  before:
  /
  older:
  /
  newer:
  • Cerca i messaggi inviati o ricevuti durante un preciso periodo di tempo (dovrai utilizzare la data dichiarata all’americana, quindi nel formato yyyy/mm/dd o – localizzato – AAAA/MM/GG, anno a quattro cifre, mese a due, giorno a due).
    Esempio:
    after:2020/11/16 and before:2020/11/18
    
    Cosa vuol dire: tutti i messaggi inviati / ricevuti tra il 16 novembre e il 18 novembre 2020, più precisamente quelli ricevuti / inviati dopo la mezzanotte (00:00) del 16 novembre ma prima del 18 novembre 2020 (fino a quella che diventerà poi la mezzanotte del 19 novembre).

Perché ho usato

and

tra

after:2020/11/16

e

before:2020/11/18

? È necessario per mettere bene in chiaro a Gmail cosa vuoi che la ricerca restituisca, spiego meglio: chiedere di tirare fuori dal cilindro le email ricevute o inviate dopo il 16 di novembre mi restituirà tutto ciò che c’è dopo, comprese le email del 19 novembre (e così via). Chiedere un ulteriore filtro che tiri fuori ciò che è stato ricevuto o inviato prima del 18 novembre mi restituirà tutto ciò che c’è prima, comprese le email del 15 novembre (e così via). Quell’operatore

and

mi permette di concatenare i due filtri e chiedere quindi a Gmail di mostrarmi i risultati che corrispondono a entrambi, se c’è un risultato che non rispetta uno dei due filtri allora non sarà da mostrare, è semplice. Il comportamento predefinito di Google e di Gmail è infatti quello dell’operatore

or

, che vuol dire che almeno uno dei due (o più) filtri dovrà essere soddisfatto per restituire un risultato valido.

Puoi usare

older:

e

newer:

alla stessa maniera specificando una data subito dopo i due punti, un pelo diverso rispetto al

newer_than:

o

older_than:

che si basa invece sulla quantità di giorni / mesi / anni per procurare i risultati di cui ti ho parlato qualche riga più su.

Credo e spero di averti spiegato come muoverti rapidamente in Gmail grazie ai filtri che il sistema è addestrato a riconoscere, nulla (o quasi) che tu non possa fare creando una ricerca avanzata sempre tramite il campo di ricerca di Gmail, è solo questione di rapidità, soprattutto per chi è abituato a usare più la tastiera che il mouse. Fammi sapere se usi altri filtri rispetto a quelli di cui ti ho parlato sopra e di come migliorare in linea generale l’esperienza di utilizzo della casella di posta elettronica di Google, l’area commenti è lì che ti aspetta :-)

#StaySafe